À Divisão de Serviços Gerais compete:

I - Realizar a gestão, limpeza e conservação de espaços e dependências dos Campi da UFVJM, os serviços de protocolo, de arquivo de  documentos e os serviços gráficos;

II - Coordenar, avaliar e fiscalizar a utilização adequada dos espaços e dependências dos Campi da UFVJM, garantindo a integridade e a  manutenção dos mesmos;

III - Coordenar e avaliar a prestação de serviços de limpeza nos ambientes construídos;

IV - Gerir os espaços de uso comum, sendo responsável pelos bens patrimoniais e pelo bom funcionamento e conservação dos mesmos;

V - Propor políticas e procedimentos para uma gestão dos espaços eficiente;

VI - Manter atualizado as informações quanto à ocupação dos espaços por todas as unidades acadêmicas e administrativas;

VII - Gerir os processos de aquisição e providenciar termo de referência e orçamentos para licitação dos serviços, de material  permanente e de consumo relacionados à manutenção dos espaços e eventos;

VIII - Preparar espaços para eventos, providenciar e deslocar material permanente e de consumo, deslocar e coordenar pessoal de apoio e  acompanhar o andamento de eventos;

IX - Preparar e fiscalizar contratos de cessão onerosa e não onerosa dos espaços cedidos a terceiros para eventos, cursos, concursos;

X - Gerenciar o registro de documentos, correspondências, autuação de processos e tramitação entre órgãos e unidades;

XI - Prestar, às partes interessadas, informações sobre correspondências expedidas e/ou recebidas; como código de rastreio, data de  recebimento no setor e postagem.

XII - Orientar as atividades exercidas pelos protocolos setoriais;

XIII - Receber, triar e distribuir as correspondências da UFVJM;

XIV - Coordenar a operação de expedição de documentos por meio de malotes visando organizar e agilizar a entrega de documentos  entre unidades e órgãos da UFVJM;

XV - Estabelecer diretrizes para o funcionamento do arquivo, visando à gestão, à preservação e o acesso aos documentos da UFVJM;

XVI - Gerenciar, organizar, preservar e viabilizar o funcionamento do arquivo geral, garantindo a sua segurança e integridade;

XVII - Controlar empréstimos e devoluções de documentos responsabilizando-se pela integridade e conservação do acervo documental  sob sua custódia;

XVIII - Definir, na forma da legislação vigente, os critérios técnicos visando o recolhimento dos documentos para guarda permanente ou  a sua eliminação;

XIX - Administrar o processamento de cópias no âmbito da UFVJM;

XX - Realizar a gestão do contrato de locação e manutenção das copiadoras e equipamentos utilizados pela gráfica;

XXI - Elaborar fluxos orientativos para a confecção de obras de trabalhos gráficos e prestar apoio na impressão de livros, teses,  dissertações, relatórios, revistas, cadernos, cartilhas, boletins, jornais, folders, cartazes, entre outras iniciativas que viabilizam a difusão do  conhecimento produzido na universidade no âmbito acadêmico e administrativo;

XXII - Gerenciar as atas de registro de preços dos pregões referentes a materiais e serviços gráficos que não são produzidos na gráfica;

XXIII - Gerenciar a execução dos serviços de segurança vislumbrando a proteção de pessoas e bens;

XXIV - Oferecer serviços de prevenção, monitoramento e combate a crimes, infrações e incêndios, mediante ações e estratégias de  segurança patrimonial e comunitária;

XXV - Exercer atividades operacionais de campo, sempre que se fizer necessário, visando maior efetividade nas ações e operações de  promoção da vigilância patrimonial e comunitária;

XXVI - Escalar vigilantes descaracterizados, sempre que necessário, com a finalidade de buscar informações gerenciais de interesse da  segurança comunitária e patrimonial, visando a prevenção criminal e manutenção da ordem;

XXVII - Orientar, sempre que necessário, os vigilantes, vigias e porteiros a respeito da melhor conduta e modus operandi que resulte em  uma eficaz e eficiente entrega de prestação de serviços à sociedade;

XXVIII - Prestar anúncio de ocorrências de destaque (furtos, roubos, danos e outras), sempre em tempo oportuno, junto à Diretoria;

XXIX - Supervisionar o cumprimento das normas e resoluções dos órgãos públicos, relativas ao serviço de segurança (vigilância  ostensiva, sistema de videomonitoramento, dentre outras);

XXX - Manter planos de serviço para casos de emergência, visando garantir a continuidade das atividades, nos espaços de uso comum  da comunidade acadêmica;

XXXI - Fornecer aos colaboradores da contratada, constantes instruções, recomendando-lhes o pleno conhecimento de suas atribuições,  deveres e responsabilidades;

XXXII - Gerenciar a execução da ronda, realizada pelos colaboradores terceirizados, verificando as dependências das instalações, salvo  as áreas reservadas e que necessitem de autorização prévia para o acesso, adotando os cuidados e providências necessários para o perfeito  desempenho das funções e manutenção da ordem nas dependências da UFVJM e de suas unidades experimentais;

XXXIII - Colaborar nos casos de emergência, na desocupação das instalações visando à manutenção das condições de segurança,  conforme procedimentos e rotinas de trabalhos estabelecidos pela Diretoria;

XXXIV - Acompanhar e supervisionar o trabalho dos porteiros, tomando as providências cabíveis em caso de qualquer anormalidade;

XXXV - Solucionar reivindicações apresentadas pelos porteiros alocados nos postos de trabalho;

XXXVI - Disponibilizar serviços de limpeza, portaria, vigia e vigilância para as dependências vinculadas aos Campi da UFVJM;

XXXVII - Coordenar, avaliar e fiscalizar a utilização adequada dos espaços comuns de eventos vinculados aos Campi da UFVJM,  garantindo a integridade e a manutenção dos mesmos;

XXXVIII - Coordenar a prestação de serviços relacionados à limpeza, portaria, vigia, vigilância, serviços postais e serviços gráficos  vinculados aos Campi da UFVJM;

XXXIX - Coordenar os contratos de cessão de espaços vinculados aos Campi da UFVJM;

XL - Preparar, mediante solicitação, espaços comuns para eventos institucionais, disponibilizando equipe de apoio, material permanente  e de consumo necessários;

XLI - Zelar para que as atividades sejam desenvolvidas de acordo com a legislação estabelecida pelos órgãos de controle e fiscalização;

XLII - Elaborar e auxiliar na elaboração do Plano de Desenvolvimento de Pessoas (PDP), indicando as necessidades de capacitação para as Unidades;

XLIII - Atender as demandas de materiais e serviços necessários a serem adquiridos para o bom desempenho das atividades da Unidade;

XLIV - Planejar a aquisição de materiais de consumo, equipamentos e softwares necessários ao desempenho das atividades da Unidade;

XLV - Elaborar e encaminhar sugestões de cursos de capacitação dos servidores lotados na Unidade;

XLVI - Zelar pelos equipamentos, máquinas, materiais permanentes ou de consumo, lotados na Unidade;

XLVII - Coordenar a atribuição e execução das solicitações de serviço encaminhadas aos setores pertencentes à Unidade;

XLVIII - Controlar as atividades de pessoal da Unidade e suas atividades;

XLIX - Coordenar a distribuição e/ou redistribuição dos servidores, lotados nas Unidades, em razão das especificidades e necessidades;

L - Apoiar e auxiliar na elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional e Planejamento Estratégico Institucional, e monitorar as  metas dos mesmos, dentro das competências da Unidade;

LI - Propor ações destinadas à melhoria da eficiência, eficácia e efetividade das tarefas dos servidores das Unidades;

LII - Atuar de forma integrada com os demais setores da Administração Superior;

LIII - Elaborar e propor políticas e diretrizes para o bom andamento das atividades da Unidade, bem como subsidiar o mapeamento dos  processos;

LIV - Orientar os responsáveis pelas unidades e/ou setores que lhe são subordinadas;

LV - Receber o público, prestando as informações e orientações sempre que solicitado, encaminhando ao local pretendido;

LVI - Realizar estudos em conjunto com as unidades e/ou setores objetivando o aprimoramento de rotinas e processos das atividades  desenvolvidas;

LVII - Orientar, acompanhar, supervisionar e controlar a aplicação de recursos financeiros sob sua responsabilidade, estimulando ações  para o uso racional e destinação sustentável dos recursos utilizados na execução das atividades de aquisição de materiais, controle de pessoal,  registro e movimentação de bens e serviços gerais;

LVIII - Participar das ações de governança e gestão da instituição;

LIX - Praticar os demais atos inerentes à área de atuação da Unidade.